IT outsorcing

Nie je IT správca ako IT správca

IT outsourcing , laicky povedané, je vlastne komplexná starostlivosť o Vašu kanceláriu. IT služby patria v dnešnej obre
už medzi bežne poskytované. Cieľom IT služieb je zabezpečiť, aby klient mohol bezstarostne pracovať a ak sa vyskytne problém mal niekoho, kto túto komplikáciu rýchlo vyrieši. Bohužiaľ, často krát vykonávajú tieto služby nie práve technicky zdatní a svojim hrubým správaním ľudia, ktorí robia hanbu tejto krásnej profesii. Profesionalita a odbornosť je hlavným znakom našej firmy. To je naša najväčšia konkurenčná zbraň...

Nie je IT správca ako IT správca

Nie je admin ako admin

Začneme ale pekne od začiatku, aby bolo vysvetlenie tejto problematiky prehľadné. Istá firma si nás objednala, aby sme sa outsourcingovo starali o ich kancelársku techniku, pretože pôvodný správca (administrátor) odišiel a rozhodli sa problém riešiť tak, že si nájdu firmu, ktorá sa o nich komplexne postará. Outsourcing je dnes už bežný, pretože je to určitý komfort, ktorý dokáže aj šetriť náklady, takže rozhodnutie môžeme iba kvitovať. Daná firma sa venuje prevažne účtovníctvu a má 15 klientskych staníc (PC) a jeden veľký kopírovací stroj. Po položení dvoch základných otázok sme už vedeli, že musíme zefektívniť celú štruktúru PC, prerobiť systém zdielania dokumentov a vniesť do firmy moderné riešenia. Vnútorne som sa ale neustále pýtal sám seba : to akože sa o túto firmu fakt staral administrátor ??? V klasických prípadoch preberáme po odchádzajúcich správcoch firmy do cca 30 minút. V tomto prípade máme prácu asi na týždeň. Práve preto sme sa rozhodli napísať takýto článok, aby sme vniesli trochu svetla do tejto témy. Čo by mala mať každá menšia a stredná firma, to je ukryté v odpovediach na nasledujúce otázky.

Naša prvá otázka bola, kde majú spísané prístupové údaje k internetovým či iným službám ? (To sú napríklad maily, webová stránka, rôzne FTP servery a podobne). Nevedeli ani presne na čo sa pýtame a nemali ani dokument, kde boli spísané všetky potrebné veci. Ja osobne používam papier, ktorý sa volá : ZALOŽIŤ a NESTRATIŤ. Ak sa Vám to zná až priveľmi absurdné, opak je pravdou. Na tomto papieri, ktorý je väčšinou v trezore v zapečatenej obálke, sú spísané naozaj všetky potrebné veci, ktoré sú nutné na elektronický chod firmy. Riešení je naozaj veľa a stačí mať to správne, nemusí to byť zrovna papier, môže to byť kryptovaný USB kľúč alebo podobne. Zo štatistík ale vyplýva, že 68% firiem nemá správne a  bezpečne vyriešené toto uchovávanie prístupových údajov. V našom konkrétnom prípade to znamenalo, fyzicky prejsť všetky počítače a spísať všetky prístupové údaje ako napr. do mailov, zresetovať heslá do FTP serverov a podobne... To je práca asi tak na tri hodiny, aby sa to všetko nanovo zdokumentovalo. Ak by to však mali už zdokumentované a napríklad niekto by chcel nakonfigurovať pracovný mail do mobilného zariadenia, stačilo by jednoducho pozrieť príslušný papier a všetky údaje by ste už vedeli a celkový úkon by trval krátko.

Čo všetko by ste mali mať spísané a uložené na bezpečnom mieste? (ZALOŽIŤ A NESTARAŤIŤ)

  1. Prístupové údaje k mailovým účtom : mená, heslá, názvy SMTP a POP serverov, porty a pod...
  2. Údaje k webovej stránke : login a password na administráciu, údaje k FTP serveru...
  3. Prístup do routera, respektíve servera : meno a heslo, IP adresu, masku siete...
  4. Výstup z DHCP servera, IP adresy klientskych PC, IP adresy sieťových tlačiarní...
  5. Registrácie k antivírusovému softwaru, k elektronickým obchodom a podobne...
  6. Užívateľské prístupy do PC ako aj hlavný admin účet
  7. A podobne...

    !!! Cieľom tohto dokumentu nie je každodenné používanie, je to len pre prípad, že ak niekto bude potrebovať tieto prístupy, bude umožnené sa rýchlo dostať k týmto údajom, nakoľko všetko nájde uložené na jednom bezpečnom mieste !!!

    Na druhú stranu neradi by sme sa dotkli odborníkov, ktorí, keď si čítajú tieto riadky si vravia, že to veľmi podobne vyriešili. Sami dobre vieme, že sú zodpovední administrátori, ktorí majú tieto veci pod palcom, tento článok má však za cieľ vysvetliť bežným používateľom túto problematiku.

    Naša druhá otázka bola, či majú vzdialené prístupy ku klientskym staniciam ? Odpoveď bola, že nemajú. O čo vlastne ide ? Je to v podstate vzdialený prístup k PC. Nemusíte sa báť, že by unikli cenné dáta, pretože ak sa to správne nakonfiguruje, tieto prístupy sú naozaj bezpečné. Nehovoríme však o softvéroch tretích stranách, ale o CISCO riešeniach, ktoré patria medzi celosvetovú špičku. Ak by sa však stal problém a administrátor by nebol práve nablízku, dokáže problém vyriešiť aj na diaľku. Tento spôsob je veľmi využívaný hlavne na firemných notebookoch, ktoré sú neustále na cestách.

    V úvode sme spomínali, že daná firma disponuje jedným veľkým kopírovacím strojom. V zásade tieto väčšie stroje sú výkonné a dokážu zniesť omnoho väčšiu fyzickú záťaž, ako malé kancelárske tlačiarne. Taktiež jeden výtlačok na papier A4 je značne lacnejší ako pri bežnej malej laserovej tlačiarni. V našom konkrétnom prípade bol tento kancelársky stroj absolútne nepraktický a namiesto toho aby znižoval náklady, pôsobil skôr kontraproduktívne. To znamená, že napríklad nikto z 15 zamestnancov nehol tlačiť samostatne, pretože stroj používali viacerí naraz a pri stroji neraz vznikali rady. Čo je ešte dôležitejšie, pri každom vytlačení sa musel konkrétny človek zdvihnúť a ísť na chodbu pre svoje materiály, čím sa zase strácal cenný pracovný čas. Riešením bolo nákup 15 malých laserových tlačiarní, ktoré sa umiestnili pri jednotlivých PC a každý si mohol tlačiť samostatne, nemusel odchádzať zo svojho pracovného miesta. Zvýšila sa aj rýchlosť tlače, pretože malé tlačiarne dokážu vytlačiť prvú stranu omnoho skôr ako veľký kopírovací stroj, čo je zase ďalšia časová úspora.

    Myslím si, že je evidentné, že práca konkrétne tohto správcu nebola úplne správna. Taktiež neponúkol žiadne moderné riešenia, čo v dnešnej dobe musí byť na prvých priečkach.

    Riadenie kancelárie z mobilného zariadenia ? Dnes už bežný štandard a hlavne komfort. Z osobnej skúsenosti viem, že je lepšie odpovedať na mail do 2 minút, ako sa ponáhľať z obedu do kancelárie k PC a doriešiť to odtiaľ. Internetová nástenka zase pomôže zefektívniť plánovacie úlohy. Zdieľanými zložkami na FTP servery dokážete rýchlo niečo poslať kolegovi, aj keď bude napríklad na druhom konci sveta.

    Riešení je naozaj veľa a kreatívnosti sa medze nekladú. Poznáme veľa dobrých administrátorov, ktorí dokážu ponúknuť množstvo užitočných riešení, čím sa evidentne zdvihne produktivita celej firmy. Tí, ktorí ich nepoznajú, sa nám môžu ozvať a my im poradíme. Sme predsa na jednej lodi, všetci chceme to isté - poskytovať kvalitné služby v IT oblasti. Pre tých, ktorí zase hľadajú niekoho, kto sa im kompletne postará o celú kanceláriu, ste na správnej adrese. Dúfam, že sme adekvátne načrtli asi akým spôsobom by mala vyzerať práca špičkového admistrátora a čo by nemalo chýbať vo vašej firme.

    Ďalšie J&P Technology stránky a projekty

    Copyright and J&P-MEDIA J&P Technology s.r.o.
    Made with in Bratislava Slovakia 2015.